201908.22
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Steuertipp 2019 KW33 – Neues zum Fahrtenbuch

Wer von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen bekommt, muss die Möglichkeit der Privatnutzung als geldwerten Vorteil über seine Lohnabrechnung versteuern.

Für die Ermittlung dieses „geldwerten Vorteils“ gibt es grundsätzlich nur zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Privatnutzung nach der sogenannten 1%-Methode ermittelt, bei der – unabhängig von der tatsächlichen Nutzung und den tatsächlichen Kosten – sich der Vorteil in Abhängigkeit vom Neupreis des Fahrzeugs und der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte errechnet. Anderenfalls hat der Arbeitnehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, aus dem sich für die betrieblichen Fahrten jeweils der Kilometerstand zu Anfang und Ende der Fahrt, Datum, besuchte Personen und Anlass der Fahrt ergeben.

Zusätzlich gibt es das Erfordernis, dass Fahrtenbücher zeitnah zu führen sind und als geschlossenes Heft/Buch vorliegen müssen – also nicht aus herausnehmbaren Einzelblättern bestehen dürfen. Elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich zulässig, müssen aber ebenfalls zeitnah geführt werden und müssen spätere Änderungen entweder ausschließen, oder die vorgenommenen Änderungen zumindest dokumentieren. Anhand dieser Dokumentation kann dann wiederum geprüft werden, ob das Fahrtenbuch zeitnah geführt wurde. Aus diesem Grund sind Fahrtenbücher, die auf Excel-Dateien basieren, in der Regel nicht zulässig, da hier jederzeit noch Änderungen vorgenommen werden können. Große Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern haben daher nur eine kurze Frist eingerichtet, innerhalb der alle Eintragungen vorgenommen werden müssen. Alle Fahrten, die nicht innerhalb dieser Frist bearbeitet werden, werden dann vom System automatisch als Privatfahrten gespeichert.

In einem neuen Urteil des FG Niedersachsen wurde die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs abgelehnt, weil der Zeitpunkt nicht dokumentiert war, an dem der Arbeitnehmer die Informationen über Geschäftspartner und Zweck der Reisen erfasst hatte. Das genutzte System hatte lediglich die Zeiten der Fahrten und die Start- und Endpunkte der Fahrten mittels GPS erhoben und gespeichert. Darüber hinaus wurde aber auch bemängelt, dass die tatsächlichen Kilometerstände niemals mit den vom System errechneten Kilometerständen abgeglichen wurden.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem vergangenen Jahr: Danach trägt der Arbeitnehmer die Verantwortung für das ordnungsmäßige Führen des Fahrtenbuchs! Im entschiedenen Fall hatte der Arbeitgeber nachträglich die 1%-Methode angewendet, weil der Arbeitnehmer kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt hatte. Die nachzuzahlende Lohnsteuer hatte dieser dann von Gehaltszahlungen des Arbeitnehmers einbehalten. Zu Recht, entschied das BAG und begründete das damit, dass der Betroffene selbst dafür sorgen muss, dass das Fahrtenbuch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und sich in Zweifelsfällen auch selbst kundig zu machen hat.

Allerdings hat wohl im entschiedenen Fall der Arbeitnehmer bewusst die Fahrtenbuch-Methode gewählt. Gibt der Arbeitgeber diese Methode vor und stellt auch das zu nutzende System bereit, wäre sicher zunächst zu prüfen, ob ein Systemfehler, oder wirklich ein Fehler des Arbeitnehmers vorliegt.

Weitere Fragen zur steuerlichen Behandlung der privaten Kfz-Nutzung beantwortet Ihnen gerne Ihr Steuerberater.